Privacy · Informativa breve e di dettaglio

Informativa sul trattamento dei dati personali

Versione dell'8 settembre 2026

Questa informativa spiega come Teticum S.r.l. tratta i dati personali quando una persona visita il sito, contatta l’azienda, prenota o partecipa a una demo, utilizza il dashboard come referente di un cliente oppure interagisce direttamente nell’ambito di un rapporto professionale. È resa ai sensi degli articoli 13 e, quando applicabile, 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”).

1. Chi tratta i dati

Il contatto sopra indicato può essere utilizzato per domande, richieste e per l’esercizio dei diritti.

2. A quali trattamenti si applica questa informativa

Il documento riguarda esclusivamente i trattamenti svolti da Teticum come titolare del trattamento: navigazione e sicurezza del sito, contatti, demo, accessi al dashboard, assistenza ai referenti dei clienti, esecuzione del contratto e adempimenti amministrativi o legali.

Quando i prodotti o servizi di intelligenza artificiale di Teticum elaborano dati inseriti da un cliente, relativi agli utenti finali del cliente o ad altre persone, secondo finalità decise da quest’ultimo, il cliente opera come titolare e Teticum, di regola, come responsabile ai sensi dell’articolo 28 GDPR. In tali casi occorre fare riferimento all’informativa del cliente: i dati sono trattati da Teticum secondo le istruzioni documentate del cliente e gli accordi applicabili.

La gestione di cookie, strumenti di misurazione e tecnologie analoghe è descritta nella cookie policy separata.

3. Da dove provengono i dati

Teticum può raccogliere i dati:

• direttamente dalla persona interessata, tramite moduli, e-mail, telefonate, prenotazioni, riunioni e uso del dashboard;
• dall’organizzazione per cui la persona opera, da colleghi o da documenti contrattuali e commerciali condivisi nell’ambito della relazione professionale e contrattuale;
• automaticamente dai sistemi necessari a erogare e proteggere sito e dashboard, ad esempio tramite log tecnici e di accesso.

Chi condivide dati di altre persone deve assicurarsi di esserne legittimato e limitare i contenuti condivisi a quanto effettivamente necessario. In ogni caso, i clienti assicurano di condividere la presente informativa con le persone della propria organizzazione i cui dati verranno trattati da Teticum nell’ambito della relazione contrattuale e professionale con il cliente.

4. Perché trattiamo i dati, su quale base e per quanto tempo

Le finalità per cui Teticum tratta i dati sono descritte di seguito. Alla scadenza dei termini di conservazione indicati per ciascuna finalità, i dati sono cancellati o resi anonimi, salvo che debbano essere conservati più a lungo in adempimento di un obbligo di legge o di un ordine dell’autorità competente ovvero per la gestione di una controversia.

Tutela dei diritti

Se sorge una contestazione o controversia, Teticum può trattare e conservare i soli dati pertinenti, inclusi documenti, corrispondenza, log e ticket, per accertare, esercitare o difendere i propri diritti, anche in sede stragiudiziale. La base è il legittimo interesse di Teticum alla tutela dei propri diritti (art. 6, par. 1, lett. f GDPR). La conservazione è limitata al tempo necessario alla gestione e definizione della controversia e all’eventuale esecuzione del relativo esito; non comporta una conservazione generalizzata di tutti i dati del rapporto.

Come valutiamo i legittimi interessi

Teticum ricorre al legittimo interesse solo per scopi determinati e compatibili con il contesto professionale: sicurezza di sito e piattaforma, interlocuzione con i referenti aziendali dei clienti e tutela dei propri diritti. La valutazione del legittimo interesse considera le ragionevoli aspettative delle persone interessate, la quantità e natura dei dati trattati, la durata del periodo di conservazione, la limitazione degli accessi e il diritto di opposizione. Se gli interessi o i diritti della persona prevalgono, il trattamento non prosegue su questa base.

5. Chi può ricevere o accedere ai dati

I dati sono accessibili alle persone autorizzate da Teticum in funzione delle mansioni e secondo il principio di necessità. Possono inoltre essere comunicati, nei limiti pertinenti, alle seguenti categorie di destinatari:

• fornitori di hosting, infrastruttura cloud, archiviazione, posta elettronica e servizi di collaborazione intraziendale;
• fornitori di piattaforme per la pianificazione e gestione di riunioni online, servizi di videoconferenza, strumenti di supporto e produttività basati su IA;
• fornitori di CRM, assistenza, gestione account, sicurezza informatica e manutenzione tecnica;
• consulenti legali, fiscali e contabili, istituti finanziari e assicuratori, quando pertinenti;
• autorità pubbliche, organi giudiziari o altri soggetti ai quali la comunicazione sia imposta dalla legge, dall’ordine di un’autorità competente o necessaria per tutelare un diritto.

I fornitori e consulenti che trattano dati per conto di Teticum sono nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 GDPR e ricevono istruzioni documentate. L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento può essere richiesto a Teticum scrivendo a: [email protected].

Teticum non diffonde né vende i dati personali.

6. Trasferimenti verso Paesi terzi

Teticum privilegia fornitori e configurazioni che localizzano i dati nello Spazio economico europeo. Alcuni servizi possono tuttavia comportare un accesso o un trattamento da un Paese terzo.

Un trasferimento fuori dallo Spazio economico europeo può avvenire esclusivamente quando è applicabile una decisione di adeguatezza della Commissione europea ai sensi dell’articolo 45 GDPR oppure quando sono adottate garanzie adeguate ai sensi dell’articolo 46 GDPR, quali le clausole contrattuali standard o, ove pertinenti, norme vincolanti d’impresa, insieme alle misure supplementari richieste di volta in volta dalla valutazione del trasferimento.

Per conoscere, rispetto a uno specifico trattamento, l’eventuale Paese di destinazione e la garanzia applicata o per richiederne una copia, è possibile scrivere a [email protected].

7. Modalità di trattamento, sicurezza e uso di sistemi di IA

Il trattamento avviene prevalentemente con strumenti digitali e, quando necessario, su supporto cartaceo. I documenti contenenti dati personali sono conservati in archivi digitali con permessi di accesso commisurati alle mansioni oppure, se cartacei, in spazi ad accesso riservato, secondo modalità che ne consentano la consultazione e la gestione soltanto alle persone autorizzate. Le misure tecniche e organizzative sono commisurate ai rischi e comprendono, secondo il contesto, controllo degli accessi e dei privilegi, autenticazione, registrazione degli eventi di sicurezza, separazione degli ambienti informatici, cifratura ove appropriata, procedure di backup e ripristino, verifica dei fornitori e obblighi di riservatezza per il personale autorizzato.

Nella gestione delle interazioni professionali, Teticum può utilizzare strumenti di intelligenza artificiale come supporto alla redazione e revisione di bozze di e-mail, messaggi e documenti, nonché all’organizzazione e alla sintesi delle informazioni necessarie a gestire richieste e rapporti professionali. Tali strumenti sono utilizzati nell’ambito delle finalità descritte nella presente informativa, limitando i dati personali inseriti a quelli necessari per la specifica attività. Il loro impiego avviene sempre sotto la supervisione delle persone autorizzate, che verificano i contenuti generati prima del loro utilizzo o della loro comunicazione all’esterno e mantengono la responsabilità delle valutazioni, delle decisioni e dei contenuti finali.

Per queste attività Teticum utilizza esclusivamente strumenti destinati all’uso professionale, selezionati e configurati sulla base di garanzie contrattuali e tecniche adeguate in materia di riservatezza, sicurezza, tempi di conservazione e cancellazione dei dati. Tali garanzie comprendono l’esclusione dell’utilizzo dei dati personali contenuti nelle richieste, nei materiali forniti e nei risultati generati per l’addestramento o il perfezionamento dei modelli di IA. La conservazione presso i fornitori è limitata a quanto necessario per l’erogazione del servizio ed è compatibile con i termini applicabili ai trattamenti descritti nella presente informativa. Restano ferme le disposizioni sui destinatari dei dati e sugli eventuali trasferimenti verso Paesi terzi.

L’eventuale utilizzo di strumenti di IA per la registrazione, la trascrizione o la sintesi delle riunioni ha una funzione organizzativa interna ed è soggetto alle specifiche condizioni, anche di consenso, indicate al paragrafo 4.3. Anche a tali strumenti si applicano le garanzie e la supervisione umana sopra descritte.

Nei trattamenti descritti in questa informativa, Teticum non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici sulle persone o incidano in modo analogo significativamente su di esse.

8. Diritti delle persone

Nei casi previsti dal GDPR, la persona interessata può:

• ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento e accedere ai dati e alle informazioni previste dall’articolo 15;
• chiedere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti;
• chiedere la cancellazione o la limitazione del trattamento, quando ricorrono i presupposti;
• ricevere in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati trattati con mezzi automatizzati sulla base del consenso o di un contratto e, se tecnicamente fattibile, trasmetterli a un altro titolare;
• opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla propria situazione particolare, ai trattamenti basati sul legittimo interesse;
• revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca;
• proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità di controllo competente.

Le richieste possono essere inviate a [email protected]. Teticum può chiedere le informazioni strettamente necessarie a verificare l’identità del richiedente e risponde, di regola, entro un mese; nei casi complessi il termine può essere esteso come previsto dal GDPR, dandone preventiva comunicazione.

Per informazioni e per presentare un reclamo all’autorità di controllo competente, è possibile consultare il sito del Garante per la protezione dei dati personali.

9. Aggiornamenti dell’informativa

Teticum può aggiornare questa informativa per riflettere cambiamenti normativi, organizzativi o dei trattamenti. La versione corrente indica la data di aggiornamento. Le modifiche rilevanti saranno rese conoscibili attraverso il sito o, quando opportuno, mediante i canali usati nel rapporto con la persona interessata.

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